👥 ТОП-10 программ для управления персоналом в 2024: обзор лучших HR-решений

HR-специалистам в наши дни хватает работы. Для помощи им существует немало программ. Программное обеспечение для управления персоналом (HR management software, HRMS) предназначено для решения разных связанных с персоналом организаций задач, от кадровых изменений до управления льготами и эффективностью, обучения, соблюдения политик и расчёта зарплаты.

Область применения этих программ широка настолько, что определённым организациям подойдёт не каждый программный пакет. Приложения в этой области охватывают ряд дисциплин, для которых разработчики создали индивидуальные и виртуальные решения. Сразу можно сказать, что явным лидером в сфере программ общего назначения для управления персоналом является BambooHR. Однако, другие рассмотренные программы могут лучше удовлетворять потребности некоторых организаций.

Что такое HR-программа?

HR-инструменты позволяют управлять сведениями о сотрудниках из программ на ПК, браузера или мобильного приложения. Некоторые позволяют подключить отслеживание кандидатов (applicant tracking, AT), управлять льготами и эффективностью, чтобы можно было следить за успехом сотрудника с момента приёма на работу до выхода на пенсию.

При выборе программного обеспечения для управления персоналом нужно принимать во внимание несколько моментов. Является ли его пользовательский интерфейс интуитивно понятным и не требует ли серьёзного обучения? Связан ли выбранный инструмент с вашими устаревшими программными пакетами, особенно в деле обработки потоков данных? Может ли платформа масштабироваться по мере роста компании? Предлагает ли разработчик обслуживание на время выхода программного обеспечения из строя? После определения требований и предпочтений можно обратиться к выбранному разработчику со списком пожеланий. Протестируйте отвечающие вашим потребностям решения и выберите соответствующее по сочетанию цены и пользы.

Программное обеспечение для управления персоналом специально для малого бизнеса рассчитано на 1500-2000 пользователей. Программы вроде Vice, Namely и Sage Business Cloud People поддерживают 3000-10000 человек и даже больше. Если вырасти за пределы максимума на большинстве платформ, вы выйдите на систему корпоративного уровня. SAP SuccessFactors является исключением. Подразделение гиганта HR-технологий SAP применяет тот же базовый программный код, что и его ПО корпоративного уровня. Переросшие его малые предприятия могут переключиться без необходимости заново вводить данные.

Программное обеспечение и системы управления персоналом стали шагом вперёд по сравнению с таблицами Microsoft Excel. Многие предприятия, особенно малые, продолжают использовать Excel для хранения и анализа данных о сотрудниках. Многие облачные сервисы предлагают дополнения помимо базовых функций по начальным ценам, которые будут по карману клиентам. При выборе лучшего решения для бизнеса следует принимать во внимание бюджет, местоположение и уже используемое ПО для управления персоналом, чтобы дважды не платить за одно и то же.

Сколько стоит HR-программа?

Программные системы управления персоналом не обязательно должны быть дорогими. По мере роста популярности облачного ПО для управления персоналом его созданием стало заниматься всё большее число разработчиков. В итоге возможности, функциональность и варианты настроек, ранее доступные только на платформах для крупных компаний, применяются для управления персоналом малого и среднего бизнеса.

Современные версии «программное обеспечения как услуга» (SaaS) дешевле прежних локальных HR-решений. Заодно они часто предоставляют интуитивно понятные платформы, просты в применении и их легко интегрировать с другими инструментами SaaS для офиса, такими как бухгалтерский учёт и приложения для планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, ERP).

Это обширная область деятельности, так что затраты могут сильно различаться. В самом низу находятся бесплатные сервисы вроде Zenefits. Платные услуги обычно взимаются с каждого сотрудника ежемесячно и стоят от $2 за сотрудника (тарифный план Cezanne HR) до $12 (базовый тариф Namely). Многие разработчики берут плату за дополнительные модули для найма, расчёта заработной платы и т.п., а также за их внедрение. Многие предлагают оптовые скидки и специальные пакеты для компаний с большим штатом сотрудников.

Некоторые производители взяли пример с пользовательского программного обеспечения и предложили практически бесплатное и простое в применении ПО для управления персоналом. Например, это Zenefits Z2, чья условно-бесплатная бизнес-модель стала революцией в этой сфере и заинтересовала миллионы венчурных инвесторов. Клиенты субсидируют расходы на платформу, оплачивая комиссию Zenefits за работу в качестве брокера по вознаграждениям сотрудников, а также комиссию компании за дополнительные услуги.

На что обращать внимание при выборе?

Способы управления персоналом в каждой компании могут быть разными, но есть определённые возможности и функции, которые должны быть в любом программном решении. Они позволят убедиться, что ваш выбор способен расти и меняться под потребности организации. Ключевые требования перечислены ниже:

• Отслеживание кандидатов. Возможность управлять объявлениями о вакансиях, приложениями и адаптацией новых сотрудников.
• Администрирование льгот. Важно для большинства операций с персоналом. Предложения производителей HRMS могут варьироваться от простого управления набором сотрудников до конкретных планов вознаграждений клиентам.
• Расписание и согласование смен. Часто этим занимаются специализированные инструменты. Эта же опция может входить в состав более крупных платформ HRMS или ориентированных на предприятия, где такая возможность необходима.
• Управление производительностью труда. Варианты от простого учёта целей сотрудников до отслеживания целей с просмотром каждой задачи на пути к ней. Также может быть возможность автоматически связывать рабочие успехи с бонусами и платёжной ведомостью.
• Онлайн-обучение. Ещё один вариант управления эффективностью, позволяющий менеджерам проводить обучение сотрудников для достижения поставленных перед ними целей, а также поддерживать соответствие компании требованиям, когда для определённых должностей нужны сертификаты.
• Авторское электронное обучение. Оно может позволить создавать собственные учебные материалы, предлагаемые внутри компании или в общедоступном учебном центре.

Независимо от целевой аудитории, следующие особенности стоит искать в любой системе HRMS:

• Интеграция. Большинство разработчиков (но не все) предлагают либо готовые интеграции, либо открытые API. Zenefits имеет интеграцию с платформами Expensify, Google G-Suite, Microsoft Office 365, Salesforce и Slack. Готовые интеграции представляют собой список партнёрских приложений, с которыми поставщик HRMS дал возможность прямой интеграции. На неё можно подписаться, доплатив или загрузив коннектор. Открытые API делают доступными создание своих интеграций между любыми системами, если обе они поддерживают API и вы умеете программировать.
• Мобильность. Это необязательная функция для успешной HRMS, но она встречается всё чаще. Сотрудникам обычно нужен оперативный доступ к HR-данным, таким как информация о льготах и ​​запросы на отгулы. Доступ к ним с мобильных устройств на Android и iOS может облегчить дело.
• Безопасность. Узнайте, как выбранное решение защищает данные клиентов. Большинство систем облачные, так что данные сотрудников, включая персональную информацию и финансовые сведения, хранятся где-то в интернете. Обеспечение серьёзной защиты с помощью контроля доступа на основе ролей и шифрования будут очень кстати.
• Составление отчётов. Лучшее ПО использует хранимые данные о персонале, позволяя владельцам компаний, руководителям отдела кадров и менеджерам HRIS создавать множество отчётов. Это стандартные отчёты о численности персонала, текучке кадров, расходах на заработную плату и распределении персонала. Должны быть параметры для создания пользовательских отчётов с возможностью их сохранения. BambooHR создаёт отчёты Equal Opportunity Employment (EOE) о соискателях с разбивкой на расы, пол и статус ветерана. Многие платформы умеют преобразовывать данные отчётов в диаграммы и графики с возможностью распечатать их, отправить по электронной почте или загрузить в Microsoft Excel или в файлы других форматов.

Лучшие платформы предлагают помощь, такую как мастера настройки, видеоуроки, круглосуточный чат и телефонная поддержка. Обслуживающие предприятия и компании среднего размера производители проводят клиентов через процесс внедрения (за дополнительную плату). Некоторые предоставляют клиентам выделенных менеджеров проектов, менеджеров по работе с клиентами или группы поддержки.

Отслеживание кандидатов

Эта опция нужна, чтобы убедиться, что лучшие кандидаты не пройдут мимо вас из-за неправильно организованного процесса адаптации. Лучшие инструменты отслеживания кандидатов дают возможность следить за кандидатами с момента первого взаимодействия с ними до того дня, когда они уходят из вашей компании. Прежде чем выбрать систему, нужно знать потребности вашей команды. Вы хотите, чтобы AT был частью более крупной программной экосистемы? Вам нужен инструмент, способный обрабатывать неограниченное число пользователей и вакансий? Насколько важно, чтобы система хорошо интегрировалась с корпоративным сайтом и почтовым клиентом?

Большинство рассмотренных AT автоматически размещают созданные вакансии на бесплатных сайтах вакансий и платных сайтах вакансий премиального класса. Если вы нанимаете людей регулярно, потребуется связанный со страницей вашей корпоративной карьеры инструмент. Он позволит системе автоматически передавать данные кандидатов со страницы приложения в программное обеспечение AT. Лучшие инструменты, такие как Bullhorn Staffing and Recruiting, предлагают кнопки социальных сетей, чтобы делиться сообщениями на Facebook, LinkedIn и Twitter. Даже самое простое приложение AT предложит надёжную платформу для создания отчётов. Типичные отчёты содержат частоту найма, поиск кандидатов и отчёты о текучке кадров. Такие отчёты больше полезны для кадровых фирм, чем для штатных рекрутеров. При этом не помешает найти систему, выдающую подробные отчёты на понятных информационных панелях.

Администрирование льгот

Управление льготами (benefits administration, BA) является ключевым элементом хорошей кадровой организации. Некоторые предприятия могут быть довольны предоставляемыми комплексными системами управления персоналом функциями. Другие предъявляют более сложные требования и нуждаются в специализированном программном обеспечении. По этой причине для этой категории приложений бывают отдельные обзоры. Пакеты льгот станут главным преимуществом в привлечении лучших специалистов в стартап, малый и средний бизнес (SMB) или на крупное предприятие. Простота и эффективность управления различными пакетами льгот покажет вашим сотрудникам, что вы цените их.

Программное обеспечение BA должно уметь две вещи. Администраторы отдела кадров должно иметь возможность легко выбирать и настраивать льготные планы. Сотрудникам должно быть ещё проще регистрироваться с целью получения этих льгот через автоматизированный процесс регистрации (и они должны легко получать доступ к льготам и страховке). Предложения BA из выбранного пакета HR должны затрагивать медицинские, стоматологические услуги, зрение, страхование жизни и инвалидность с помощью настраиваемых льготных планов.

Популярные универсальные платформы BA и HR, такие как Zenefits, имеют возможность управлять заработной платой и пенсионными пособиями, а также дополнительные привилегии для стартапов, вроде модуля опционов на акции. Приложение BA должно облегчать жизнь сотрудников и позволять регистрироваться в соответствующих их потребностям планах. Должно предлагаться достаточно специальных функций в интуитивно понятном интерфейсе, чтобы сотрудники видели, что работодатель заботится о них.

Управление производительностью труда

Компании обычно обращают внимание на возможности управления производительностью, принимая решение о выборе платформы управления персоналом. Есть разные методологии оценки производительности сотрудников. Производители ПО продолжают создавать пакеты для удовлетворения запросов. Оценка сотрудников нужна для выдачи премий, сертификатов и повышения квалификации.

Победителем в этой категории стала SAP SuccessFactors, дающая эффективные механизмы постановки и отслеживания целей, обратной связи и обучения. Хотя здесь нет модуля расчёта заработной платы, можно передавать результаты работы сотрудников в стороннюю систему расчёта зарплаты. Интеграция данных является ключевым фактором независимо от выбранной системы, как и возможность задавать собственный рабочий процесс для оценки производительности. Это значит, что система может использовать электронную почту, маршрутизацию документов и внутреннюю маршрутизацию рабочих процессов для создания первоначального обзора производительности. Дальше идёт необходимое количество утверждений и оценок.

Платформы онлайн-обучения для бизнеса

Значительная часть помощи сотрудникам при успешной оценке эффективности состоит в том, чтобы убедиться в нахождении их навыков на нужном уровне. Для этого требуется эффективное обучение. Корпоративные платформы сетевого обучения для бизнеса делятся на две категории: инструменты, предназначенные для продающих курсы третьим лицам обучающих компаний; инструменты для проводящих обучение персонала компаний. Планы использования программного обеспечения определяют, какой вариант из этих двух выбрать, размер оплаты, доступные интеграции и полную функциональность. Платформы корпоративного онлайн-обучения для учебных компаний обычно дают большую гибкость с точки зрения объёма хранимого в системе контента, сколько курсов и тестов, отдельных порталов или информационных панелей можно создать и сколько людей способны получить доступ к контенту. Платформы онлайн-обучения для организаций и малых предприятий, проводящих внутреннее обучение, обычно предлагают ограниченный доступ.

Вне зависимости от выбранной системы, большинству компаний можно порекомендовать Docebo. С его помощью можно загружать большинство типов контента, создавая викторины на основе информации из файлов. Можно использовать платформу эталонной модели объектов общего содержимого (SCORM) для создания более интерактивных и динамичных курсов с уроками и тестами. Большинство начинающих пользователей без проблем смогут получить доступ и освоить системы.

Электронное обучение

Чтобы дать настраиваемый учебный контент для работы с выбранной платформой онлайн-обучения, придётся либо нанять эксперта для создания такого учебного ПО, либо сделать это самостоятельно при помощи инструментов разработки электронного обучения под конкретную задачу. Прежде чем начинать тестировать системы, следует определить, как контент будет доставляться сотрудникам или клиентам. Будет ли ПО устанавливаться локально и работать только на заданных устройствах? Или это будет облачная управляемая служба с работой в браузере? Облачные инструменты в этой категории обычно дешевле и более гибкие в плане вариантов применения. Цена тоже должна быть подходящей. Инструменты в этой сфере варьируются от бесплатных до стоящих тысячи долларов в год за обширную функциональность создания курсов.

Дальше остаётся определить обязательные возможности. Все рассмотренные в этой статье инструменты, в том числе Articulate Storyline 2 и Trivantis Lectora Inspire, дают считающиеся обязательными базовые приложения для разработки электронного обучения. Например, это возможность включать видео в обучающий контент. Нужно искать инструмент с функцией перетаскивания и редактирование в стиле «Что видишь, то и получишь» (WYSIWYG), чтобы процесс создания курсов двигался быстрее.

Расписание и согласование смен

Для операций с зависимостью от управления сменами рабочих нужны возможности планирования и согласования смен. Хотя для этого есть отдельные приложения, бывают и входящие в состав пакетов HRMS. Выбор зависит от необходимых опций и от того, можно ли интегрировать отдельную программу в общую программную платформу управления персоналом.

При небольших операциях планирование смен часто происходит в сетке электронной таблицы. Специальная программа для планирования даст гораздо большую гибкость, чем любая электронная таблица. Возможность напрямую связать расписание смен с платёжной ведомостью является главным преимуществом. Возможность отображать расписание смен на мобильных платформах, позволяя сотрудникам брать, отказываться и меняться сменами без вмешательства менеджера или ИТ, может повысить эффективность рабочего процесса.

Отличный универсальный HR для малого и среднего бизнеса: BambooHR

Хотя эта программа дороже по сравнению с конкурирующими и могла бы предлагать лучшую функциональность управления льготами от работодателя, удобный интерфейс и обширные возможности ставят её на первое место в этом рейтинге.

Плюсы:

• Целостный и тщательный подход к программам управления персоналом.
• Легко начать работать с открытыми API, приносящими интеграцию с технологиями HR.

Может не понравиться:

• Цена.
• Отсутствие функций управления льготами по сравнению с конкурирующими решениями.
• Отсутствие сведений о льготах в мобильном приложении.

Программа для составления графика смен: Deputy

Deputy представляет собой один из лучших универсальных планировщиков смен. Есть и возможности управления персоналом, пригодные для некоторых предприятий малого и среднего бизнеса.

Плюсы:

• Простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
• Отличные мобильные приложения.
• Обширная сторонняя интеграция.
• Открытые смены и простая замена смен.

Может не понравиться:

• Недостаточно функциональное приложение в качестве комплексного инструмента управления персоналом.
• Сайт и мобильные приложения только на английском языке.

Золотой стандарт расчётных листов: Gusto

Gusto привлекает новых и опытных ответственных за расчёт заработной платы пользователей удобством применения и первоклассной настройкой, обработкой, отчётностью и управлением персоналом. Отличные мобильные возможности и финансовые ресурсы сотрудников повышают привлекательность программы.

Плюсы:

• Качественный пользовательский интерфейс.
• Подробные записи о сотрудниках.
• Версия только для подрядчиков.
• Отличные версии для сотрудников.
• Набор настраиваемых отчётов.
• Полный мобильный доступ.

Может не понравиться:

• В Gusto Simple нет отслеживания рабочего времени.
• Страница расчёта заработной платы может показаться запутанной.
• Подрядчики и нерабочее время требуют отдельных ссылок или экранов.

Отличное решение для управления производительностью труда: SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors ориентирован главным образом на малый бизнес. Это хорошо работающий продукт с интуитивно понятным интерфейсом и достаточно широкой функциональностью.

Плюсы:

• Богатый набор возможностей для малого и среднего бизнеса.
• Интуитивно понятный мастер настройки и видеоуроки.
• Приличные возможности отслеживания производительности.

Может не понравиться:

• Стоимость выше конкурентов для малого бизнеса.
• Не хватает дополнительных опций, как у конкурентов.

Отличные возможности администрирования с широкими функциями управления персоналом: Zenefits

Удовлетворяя значительную часть потребностей стартапов, малого и среднего бизнеса в плане администрирования льгот, Zenefits объединяет ряд HR-решений в простую в управлении программу. Надстройка расчёта зарплаты может помочь компаниям с большими потребностями в сфере управления персоналом.

Плюсы:

• Богатые возможности администрирования и создания планов.
• Хороший пользовательский интерфейс.
• Тщательный учёт сотрудников.
• Надёжная отчётность бизнес-аналитики (BI).
• Качественное мобильное приложение для сотрудников.

Может не понравиться:

• Может быть слишком большим для очень малого бизнеса.
• Мобильное приложение не поддерживает все задачи администрирования.

Хорошее решение для адаптации: BerniePortal

BerniePortal содержит солидный набор инструментов, удовлетворяющих потребности малого и среднего бизнеса в кадровых задачах. В частности, упрощаются регистрация и настройка опционов на акции.

Плюсы:

• Просто настроить и разобраться.
• Отличные базовые функции подойдут большинству предприятий малого и среднего бизнеса.

Может не понравиться:

• Функциональные ограничения по сравнению с некоторыми конкурентами.
• Организация подгрупп может показаться запутанной.

Сложная, но при этом надёжная платформа: Cezanne HR

Впечатляющий набор возможностей Cezanne HR закроет потребности малого и среднего бизнеса. Если забыть о ряде недостатков, это будет хороший выбор по приемлемой цене.

Плюсы:

• Возможность работать с персональными файлами, каталогами и организационными диаграммами.
• Главная панель имеет разные варианты отображения для менеджеров и сотрудников.
• Поддержка 10 языков и различных валют.
• Интегрированные льготы и заработная плата.

Может не понравиться:

• Навигация может быть сложной из-за трудной для понимания структуры команд и функций, что несёт проблемы малым и средним предприятиям.

Лучшее за настройки: Namely

Namely выделяется простотой применения и богатым выбором настроек под требования малого и среднего бизнеса. При этом цена многим покажется завышенной.

Плюсы:

• Комплексные решения в сфере управления персоналом, расчёта зарплаты и льгот, с прицелом на требования малого и среднего бизнеса.
• Богатые возможности управления персоналом и оценки производительности.

Может не понравиться:

• Дорого для крупного бизнеса.
• Раздел «Компенсация» имеет ограниченные возможности отслеживания изменений заработной платы после оценки производительности.

HR для многонационального бизнеса: Sage Business Cloud People

Sage Business Cloud People лучше всего проявит себя в крупных компаниях и предприятиях. Программа сделана для решения задач многонациональных компаний и имеет обширные возможности по настройке и круглосуточную онлайн-поддержку и поддержку по телефону.

Плюсы:

• Комплексное решение для управления персоналом с прицелом на транснациональные компании.
• Сделана на основе платформы Salesforce.
• Хорошая поддержка и интеграция со сторонними производителями приложений расчёта заработной платы.

Может не понравиться:

• Длительная настройка, особенно для многонациональных пользователей.
• Дорого для малого бизнеса.

• Основа Salesforce может не подойти к не имеющим отношения к Salesforce магазинам.

Хороший функционал для расчёта заработной платы: APS OnLine

APS OnLine имеет функциональность управления персоналом высокого уровня для корпоративного уровня, малого и среднего бизнеса. Однако, с приложением может быть непросто работать и стоимость увеличивается по мере роста функциональности в тарифах.

Плюсы:

• Удобный интерфейс.
• Встроенная опция расчёта заработной платы.
• Богатые возможности настройки.

Может не понравиться:

• Может дорого обойтись для малого и среднего бизнеса.
• Не содержит ленты новостей.
• Системным администраторам и сотрудникам придётся использовать разные порталы.

Заключение

Выбор программного обеспечения для управления персоналом для малого, среднего и крупного бизнеса зависит от размера, потребностей и бюджета. Компании, довольные существующими решениями отслеживания кандидатов, адаптации, планирования смен и оценки производительности, могут не нуждаться в HR-платформе с этими опциями. Некоторые разработчики нацелены только на нишевые отрасли или типы компаний.

Например, Zenefits лучше всего годится для быстрорастущих стартапов с поддержкой венчурного капитала (VC). Это происходит благодаря встроенным модулям льгот, не только пособий по здоровью, но и для опционов на акции для сотрудников и планы пенсионных накоплений. Устоявшиеся компании, довольные имеющимся поставщиком платёжной отчётности, могут зарегистрироваться в Zenefits или BambooHR, настроенных на обмен данными о заработной плате с обработчиками вроде ADP, Gusto (ранее ZenPayroll) и Paychex.

Компании с чуть большим числом сотрудников и недостатком времени на развёртывание нового программного обеспечения оценят бесплатный сервис скачивания данных, который Cezanne HR даёт при начале работы на своей платформе. Владельцы бизнеса, которым нужно много рук для установки, могут воспользоваться многочисленными учебными пособиями, мастерами настройки и другими справочными функциями из Cezanne HR, Namely, Sage и SAP SuccessFactors. Cezanne HR и Sage Business Cloud People можно настроить на несколько языков, валют и праздники, которые в определённых странах являются выходными данными.

Многие платформы управления персоналом имеют приложения на Android и iOS с ограниченным числом удобных на мобильных устройствах возможностей, таких как поиск коллег в каталоге компании или запрос и утверждение отпуска. Namely и Sage Business Cloud People регулярно обновляют свои мобильные приложения, включая в них большую часть функциональности веб-сервисов. Некоторые платформы пока не предлагают приложений, но они работают над исправлением этого недостатка.