Топ-10 лучших систем учета рабочего времени и контроля сотрудников в 2024 году

8,7K

Из-за пандемии коронавируса многие стали работать из дома. Программы для мониторинга сотрудников помогают компаниям организовывать работу, вести статистику рабочих часов и т.д.

У мониторинга сотрудников закрепилась отрицательная репутация, словно слишком навязчивое начальство в реальном времени следит за активностью сотрудников в офисе и в интернете. Во времена пандемии коронавируса этот вопрос стал ещё важнее, поскольку дистанционная работа происходит всё чаще.

Сейчас уже некоторые страны возобновляют работу компаний, но миллионы людей по-прежнему продолжают работать из дома и вряд ли в ближайшем будущем это изменится. От сотрудников ждут работы, но не мешают ли им дома дети и другие отвлекающие факторы? Не нужно ли контролировать их? Поскольку многие теперь работают дистанционно, граница между работой и личной жизнью размывается.

Руководителям приходится отслеживать работу сотрудников чаще обычного и делать это всё сложнее. Концентрация сотрудников перестаёт быть главным фактором в оценке производительности их труда. Пандемия поменяла многие правила. Однако, сотрудники по-прежнему должны двигаться в сторону общих целей.

При этом каждый теперь может сам определять лучший путь к достижению этой цели. С учётом этого важность организационных инструментов и систем мониторинга становится ещё более критичной.

Когда крупные компании нанимают новых сотрудников, они должны убедиться, что сотрудники готовы к наблюдению, обучению и поддержке. Исследовательская фирма Statista называет эту задачу главной при найме. Технологии помогают решать подобные задачи. В этом обзоре рассматриваются приложения, которые призваны в первую очередь максимально увеличить производительность труда. С их помощью компании могут получить от сотрудников максимум отдачи. Также они помогают обеспечивать безопасность корпоративной информации.

Крупным корпорациям с тысячами сотрудников приложения для мониторинга дают полный контроль и возможность отслеживать активность за компьютером. Если вы ищете полноценные инструменты мониторинга на уровне «Большого брата», имеется богатый выбор инструментов под разные запросы.

Что такое приложения мониторинга сотрудников?

Мониторинг сотрудников означает не только отслеживание времени работы или управление расписанием и рабочей нагрузкой. Программы из этого обзора могут отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре, местоположение, создавать скриншоты. Они созданы для предприятий больших масштабов и отслеживают активность на местах, предлагая разнообразные настройки.

Эти инструменты позволяют отслеживать производительность труда. Особенно трудно это делать при работе из дома, где много отвлекающих факторов. Это разрушает существовавшую ранее структуру рабочей силы и многие приложения мониторинга требуют изменения настроек, чтобы эффективно выполнять свою задачу.

Администраторы могут сортировать приложения по производительным и непроизводительным группам для анализа разных команд, отделов и индивидуальных сотрудников. Важно иметь доступ к настройкам и группировке пользователей, поскольку производительное для одной функции приложение может быть непроизводительным для другой.

Например, менеджеры социальных сетей проводят своё рабочее время в Facebook или Twitter. Если же там сидит менеджер по продажам, это должно быть запрещено.

Эти данные об активности должны собираться на макроуровне и показываться на панели администраторов и менеджеров с подробными отчётами, где есть различные метрики производительности. Можно будет анализировать эти данные и найти лучших и худших сотрудников или сравнить разные отделы в плане эффективности при работе над проектами.

Часто инструменты мониторинга сотрудников позволяют по одному взгляду понять показатели на графиках или получить списки лидеров с активными и неактивными часами или тем, какими приложениями сотрудники чаще всего пользуются.

Также важно отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре. Это позволяет оценить активность сотрудников. Когда есть подробный анализ того, как часто сотрудники набирают тексты и взаимодействуют с компьютером, эти данные можно сравнить со скриншотами, записями активности, аудитом и прочими инструментами глубокого мониторинга.

Это позволяет составить подробный профиль сетевой активности пользователя. Некоторые приложения позволяют узнать, когда какая кнопка на клавиатуре была нажата. Затем эти показатели можно сравнить с другими параметрами. Это даёт возможность узнать, что сотрудники делают, когда и зачем.

Всевидящее око

Иногда агент устанавливается на устройство инкогнито, иногда скрываясь в запущенных процессах под другими именами, лучшие инструменты мониторинга сотрудников могут действовать как всевидящее око. Они могут видеть всё происходящее на компьютере, от запущенных приложений до того, с кем человек общается в чате и что пишет.

Могут использоваться автоматизированные действия, вроде триггеров ключевых слов и правила, которые показывают администраторам, что пользователи делают что-то запрещённое. Благодаря продвинутой автоматизации программное обеспечение может создавать различные предупреждения и триггеры для поиска по шаблонам и превращать нарушения сотрудников в отчёты, которые могут затем использоваться для дисциплинарных взысканий.

Всё начинается со скриншотов и настроек опций записи экрана сотрудников. В зависимости от конкретного приложения мониторинга администраторы компании могут настраивать правила для создания скриншотов в определённые интервалы времени. Например, каждый час, раз в 15 минут или даже раз в 10 секунд и меньше. Некоторые инструменты поддерживают непрерывную запись видео, когда администратор в прямом эфире может проверять компьютер сотрудника или получать записи с временными отметками за определённый период.

Некоторые инструменты позволяют воспроизводить, ставить на паузу и скачивать скриншоты. Сохранённые скриншоты могут содержать метаданные и встраиваться через панель мониторинга, чтобы отображать пользовательскую активность при обзорах или расследованиях.

Список функциональных возможностей большой и продолжает расти, когда сотрудники могут пользоваться разными устройствами для работы.

Проблемы остаются из-за человеческого фактора. Администраторам подобных программ нужно время, чтобы проверить сотни или тысячи скриншотов в течение рабочего дня.

Кроме изображений инструменты мониторинга могут подробно рассматривать каждое приложение, файл, сообщение и даже слова или другие данные с экрана сотрудника. Самые продвинутые корпоративные инструменты мониторинга обладают оптическим распознаванием символов на экране пользователя и анализом ключевых слов.

За счёт распознавания или мониторинга рабочего стола или приложений сотрудников большинство инструментов мониторинга могут читать электронные письма, чаты и другие персональные и командные инструменты общения. Они ищут заданные ключевые слова и прочие параметры.

Это применяется к отслеживаемым документам и сканированию имён файлов. Программы часто захватывают прикреплённые документы или файлы, чтобы администраторы смогли посмотреть их. Если руководство хочет знать, что сотрудники обсуждают их в разговорах между собой, они могут создать автоматизированные триггеры по ключевым словам и получать уведомления и отчёты.

Инструменты автоматизации на основе правил могут быть настроены на разные параметры поведения пользователей. Например, можно создать правила, чтобы сотрудники не могли отправлять данные компании через личные каналы связи или не могли скачивать приложения или файлы, которые не одобрили сетевые администраторы.

Не все приложения могут обеспечить такую глубокую автоматизацию. Те, которые могут, способны создавать уведомления, чтобы остановить пользователей, или создавать оповещения и записи, чтобы квалифицировать действия и поведение пользователей в плане риска и возможных проблем. При необходимости администраторы могут вмешаться и остановить пользователей.

Возникает вопрос: руководство наблюдает за сотрудниками для улучшения производительности труда и эффективности? Им необходим полный надзор за сотрудниками, за тем, что они делают и говорят в рабочее время? В зависимости от потребностей организации выбор инструментов мониторинга и их использование отличаются.

Кто продаёт приложения мониторинга за сотрудниками?

В этом обзоре тестируются 11 приложений: Bitcop, ActivTrak, Desktime Pro, Hubstaff, InterGuard, StaffCop Enterprise, Time Doctor, Teramind, Veriato 360, VeriClock и Work Examiner. Это программы от простейших с отслеживанием времени работы до полнофункциональных цифровых систем наблюдения. Например, Hubstaff, Time Doctor и VeriClock отслеживают время и имеют некоторые более глубокие функции. Это может быть GPS для отслеживания пользователей на территории предприятия. Тут могут быть записки и фотографии, скриншоты или мониторинг приложений и посещаемых URL-адресов.

Эти инструменты следят за посещаемыми сайтами и приложениями, создают скриншоты, отслеживают нажатие клавиш и файлы, создают оповещения. Эти возможности предназначаются для повышения производительности труда, а не для наблюдения за соблюдением политики компании. Данные превращаются в отчёты и отображаются на панелях, где можно следить и анализировать различные параметры.

Есть платформы, которые обеспечивают более глубокий мониторинг, автоматизацию и сбор данных. К их числу относятся InterGuard, Staffcop Enterprise, Teramind, Veriato 360. Эти инструменты представляют собой внутренние системы наблюдения, в зависимости от того, насколько глубоко администратор хочет копнуть и насколько обширную автоматизацию внедрить. При помощи инструментов глубокого мониторинга такие приложения создают отчёты и анализируют данные.

Цена и лицензии

Стоимость приложений различается. В большинстве случаев цена зависит от количества пользователей, за которым будет вестись наблюдение. Чем больше пользователей, тем выше может быть стоимость, но для крупных организаций бывают скидки. Инструменты вроде InterGuard и Veriato 360 обладают дополнительными модулями с расширенной функциональностью. Если вы хотите приложение с единовременной покупкой вместо ежемесячной или годичной подписки, StaffCop Enterprise и Work Examiner предлагают лицензии на каждого пользователя. Правда, установка ведётся локально на компьютерах организации.

Для мониторинга больших корпораций в этом обзоре рассматривается приложение Teramind и Bitcop. ActivTrak лучше подходит для малых и средних организаций с акцентом на производительность труда. InterGuard и Veriato 360 имеют относительно богатый набор функциональных возможностей и мониторинга, а Teramind выделяется по уровню автоматизации.

Тут есть распознавание символов, дистанционный контроль, мониторинг звука в микрофоне и наушниках в колл-центрах. StaffCop Enterprise содержит набор инструментов мониторинга и автоматизации на уровне Teramind. Ценность этого приложения меньше из-за локальной установки и необходимости в виртуальных машинах.

Teramind даёт более интуитивный облачный пользовательский интерфейс по сравнению с InterGuard и Veriato 360. Также здесь наиболее простая установка агентов и настройка панели администратора. ActivTrak является лучшим выбором для организаций, где не нужен максимальный мониторинг на уровне Teramind. Это простая платформа с отслеживанием производительности труда и параметрами эффективности, аналог Google Analytics для офиса.

Лучшая система учета рабочего времени: СпрутМонитор

СпрутМонитор – самая новая и актуальная система для контроля деятельности сотрудников и учета рабочего времени. Оптимальное соотношение «цена-качество». Подходит для использования как в бизнес-среде, так и для задач родительского контроля. Разработчики предлагают бесплатную пробную 14-дневную версию.

Плюсы:

• Легкая установка.
• Наличие облачной версии.
• Наличие локальной версии.
• Кейлоггер.
• Тайм-трекер.
• Запись экрана с OCR.
• Запись звука, запись вебкамеры.
• Запись сайтов, программ.
• Блокирование сайтов по URL.
• Контроль файловых операций.
• Удаленное управление.
• Удобный интерфейс.
• Отчеты на email.

Может не понравиться:

• Нет версии для Linux

Сайт разработчика.

Лучшая система учета рабочего времени без аудио фиксации: Bitcop

Одно из лучших приложений по учету рабочего времени и оценке эффективности работы персонала. Это универсальное решение для малого, среднего и крупного бизнеса. Следует отметить, что программа обладает широким набором аналитических отчетов и является самой доступной на рынке.

Плюсы:

• Удобный и простой интерфейс.
• Широкие возможности мониторинга.
• Гибкая система фильтрации данных.
• Анализ продуктивности.
• Тайм-трекинг.
• Снятие скриншотов.
• Отслеживание запросов.
• Учет звонков Skype, Microsoft Teams, Zoiper.
• Анализ системных событий.
• Интеграции с различными программами и приложениями.
• Широкие возможности настроек для администраторов.
• Возможность скрытого и открытого режима работы.
• Облачная и локальная версии.
• Доступная цена.

Может не понравиться:

• Отсутствует аудио и видео фиксация.

Сайт разработчика.

Лучшая система учета рабочего времени без мобильной версии: Kickidler

Система учета рабочего времени Kickidler обладает мощным инструментарием для визуального контроля сотрудников, поэтому ее невозможно обмануть, например, запустив скрипт, имитирующий деятельность.

Возможность визуального контроля дают такие “киллинг фичи” программы, как просмотр в реальном времени сетки с неограниченным количеством экранов и запись маркированного видео активности сотрудников (вместо скриншотов), позволяющая просматривать видеоисторию действий сотрудников с привязкой к событию (например, по ключевому слову “откат” или по посещению определенного сайта “hh.ru”).

Программу Kickidler успешно используют в 60 странах мира. В 2020 году по результатам исследования британской компании TOP10VPN она попала в топ-10 самых популярных программ для мониторинга сотрудников в мире.

Плюсы:

• Функция онлайн просмотра неограниченного количества экранов.
• Запись видео с экранов вместо скриншотов.
• Уникальный метод анализа продуктивности сотрудников.
• Функционал контроля удаленных сотрудников “Автокик”.
• Удаленное управление ПК.
• Возможность отключения кусков функционала.
• Удобный интерфейс, простота в установке и использовании.
• Кроссплатформенность (Win, Mac, Lin).
• Безопасность данных.
• Скрытый и открытый режимы работы.

Может не понравиться:

• Отсутствие мобильной версии.
• Отсутствие облачной версии.

Сайт разработчика

Лучшее по возможностям мониторинга: Teramind

Функции вроде автоматизации и глубокого обучения плюс не самая высокая цена. В результате Teramind выделяется среди других приложений подобного рода.

Плюсы:

• Интерактивная панель администрирования.
• Плавная работа.
• Уровень автоматизации, включая обнаружение аномалий.
• Отслеживание нажатия клавиш.
• Запись экрана с распознаванием символов.
• Конфиденциальность и контроль доступа.
• Переход из скрытого режима в обычный.
• Многочисленные варианты развёртывания, включая облако и хостинг.

Может не понравиться:

• Функции мониторинга могут быть запутанными.

Сайт разработчика.

Для отслеживания рабочих часов: Time Doctor

Это не самый изощрённый инструмент в данном списке, но Time Doctor может привлечь малые предприятия. Здесь есть несколько полезных инструментов в одном пакете, в том числе отслеживание времени и управление проектами.

Плюсы:

• Продвинутый мониторинг сотрудников.
• Интеграция с сервисами вроде Asana.

Может не понравиться:

• Устаревший пользовательский интерфейс.
• Для работы таймера нужно приложение рабочего стола или расширение для браузера Chrome.

Сайт разработчика.

Для мониторинга и отслеживания времени: VeriClock

Многофункциональное приложение мониторинга сотрудников и отслеживания времени. Предназначается для малых и средних предприятий. Интерфейс может быть не лучший, но всё работает как задумано.

Плюсы:

• Простое для понимания и работы.
• Доступнее по сравнению с конкурентами.
• Обширные возможности мониторинга.
• Множество настроек для администраторов.

Может не понравиться:

• Нельзя задавать расписание.
• Пользовательский интерфейс.
• Всего 1 Гб хранилища.
• Таймер не показывает секунды.

Сайт разработчика.

Лучшее для мониторинга с аналитикой: ActivTrak

Это приложение по доступной цене с интуитивным интерфейсом и солидными возможностями мониторинга. Оно напоминает Google Analytics с его панелью и хорошо подходит для владельцев бизнеса и сотрудников.

Плюсы:

• Интуитивный интерфейс администрирования.
• Интеграция с Active Directory.
• Мониторинг приложений.
• Двухфакторная аутентификация.
• Автоматические оповещения.
• Вход через учётную запись Google.
• Приложение для iOS.
• Отслеживание производительности.
• Редактирование конфиденциальных данных.
• Функции конфиденциальности.
• Возможность создания скриншотов.

Может не понравиться:

• Не поддерживает распознавание для поиска ключевых слов на скриншотах.
• Нет записи нажатий на клавиши.

Сайт разработчика.

Лучшее для продвинутого мониторинга и настроек: InterGuard

InterGuard обладает обширными возможностями настроек и расширениями. Это приложение не лучшее в плане пользовательского интерфейса и сложности в установке и совместимости. Несмотря на это, перед нами качественный инструмент мониторинга.

Плюсы:

• Широкий выбор дополнительных модулей и функций.
• Кастомные панели.
• Уведомления о ключевых словах.
• Скриншоты.
• Отслеживание файлов.
• Приложение-чат и мониторинг социальных сетей.
• Запись нажатий клавиш.
• Геолокация.
• Отчёты и уведомления.
• Большой выбор источников данных.
• Записи аудита.
• Мобильные приложения.

Может не понравиться:

• Проблемы с совместимостью и ручные настройки.
• Устаревший пользовательский интерфейс.
• Продолжительная синхронизация данных.

Сайт разработчика.

Лучшее для мониторинга рабочего времени: Hubstaff

Приложение Hubstaff умеет не только следить за рабочим временем, но и обладает другими возможностями мониторинга. Это запись нажатий клавиш, отслеживание приложений и URL-адресов, GPS и т.д.

Плюсы:

• Мониторинг скриншотов и нажатий на клавиши.
• Простое добавление времени в табели смен.
• Расписание смен сотрудников.

Может не понравиться:

• Нет продвинутого отслеживания.
• Таймер требует второго приложения на рабочем столе.
• Нет ограничений по IP-адресам.
• Максимально простые отчёты.

Сайт разработчика.

Лучшее для продвинутых потребностей: StaffCop Enterprise

Когда вы настроите StaffCop Enterprise, оно окажется одним из наиболее мощных приложений мониторинга. Тут есть набор разнообразных данных, отслеживание пользователей, инструменты отчётов. Если бы не локальная установка на рабочих компьютерах, данная программа могла бы превзойти Teramind.

Плюсы:

• Запись аудио и видео.
• Автоматизированные политики и триггеры.
• Распознавание символов на документах и скриншотах.
• Визуализация отчётов и данных.
• Запись нажатий на клавиши.
• Отслеживание ключевых слов.
• Отслеживание производительности.
• Дистанционный контроль рабочего стола.
• Пользовательские словари.

Может не понравиться:

• Очень сложный процесс установки сервера локально.
• Необходима виртуальная машина для доступа к веб-панели.
• Нет облачного интерфейса администратора.

Сайт разработчика.

Лучшее для мониторинга с кибербезопасностью: Veriato

Приложение с возможностью собирать большой объём данных, отличными отчётами, автоматической реакцией на инциденты при записи экрана. Это простой в работе инструмент для крупных организаций, но здесь нет облачного варианта.

Плюсы:

• Полный контроль над сбором данных.
• Запись экрана с воспроизведением.
• Настраиваемые оповещения и отчёты.
• Отслеживание ключевых слов.
• Отслеживание файлов.
• Простой интерфейс администратора.
• Автоматизированная группировка по поведению, распознавание аномалий, реагирование на инциденты.
• Мониторинг производительности.
• Синхронизация с Active Directory.

Может не понравиться:

• Отсутствует облачный вариант.
• Требуется SQL.

Сайт разработчика.

Лучшее для отслеживания времени и лёгкого управления проектами: DeskTime Pro

DeskTime представляет собой доступное и простое приложение для отслеживания времени и проектов плюс производительности. Функциональность и отчёты простые по сравнению с другими инструментами, но есть много вариантов настроек.

Плюсы:

• Отслеживание приложений и URL.
• Кастомные отчёты.
• Интеграция с календарём Google и Outlook.
• Мобильные приложения.
• Метрики производительности.
• Управление проектами и задачами.
• Отслеживание времени.

Может не понравиться:

• Нет отслеживания ключевых слов.
• Нет записи нажатий клавиш.
• Отсутствуют автоматические оповещения.
• Нет отслеживания документов и файлов.
• Ограниченные отчёты.
• Экспорт только XLS, нет CSV.

Сайт разработчика.

Лучшее для автоматизации и кастомизации: Work Examiner

Программа мониторинга сотрудников, где есть достаточно источников данных и инструментов. Предлагаются обширные возможности автоматизации и настройки с локальной установкой.

Плюсы:

• Мониторинг активности.
• Фильтр сайтов и приложений.
• Запись нажатий клавиш.
• Бессрочная лицензия.
• Наблюдение в реальном времени.
• Скриншоты.
• Логи поиска, электронной почты и чатов.

Может не понравиться:

• Локальная установка.
• Устаревший пользовательский интерфейс.
• Нет отслеживания местоположения и дистанционного доступа к рабочему столу.
• Ограниченные оповещения и отслеживание ключевых слов.

Сайт разработчика.