Представьте, что вы строите дом. Это сложное дело, где действия должны выполняться в определённом порядке. Сначала строят стены, а потом вставляют в них окна, а не наоборот. При строительстве дома есть подрядчики для выполнения разных действий. Необходимо знать, в какие дни они смогут принять участие в работе над домом. Значит, нужно составить график работ так, чтобы они выполнялись в правильной последовательности, для чего следует проанализировать сроки доступности разных подрядчиков. Чтобы не запутаться и ничего не забыть, можно использовать программы для управления проектами.
Программы для управления проектами представляют собой онлайн-приложения для совместной работы. Участники проекта смогут заходить в программу и видеть, что и когда им следует делать. Они вносят в программу данные о выполненных ими действиях и могут писать примечания, чтобы сведения были более полными. При наличии необходимых разрешений одни участники могут видеть действия других, требования и сроки.
Управляющим менеджерам приложение даёт понятный обзор проекта и его текущего состояния. Здесь можно узнать, будут ли все поставленные задачи выполнены вовремя. Если одна задача отстаёт, как она повлияет на сроки выполнения других задач? Сможет ли кто-то подменить исполнителя определённой задачи? Если приложение поддерживает отслеживание финансов, оно покажет ответственным лицам соблюдение бюджета или выход за его рамки.
Как выбрать лучшие приложения для управления проектами
Для этой статьи было протестировано более 25 платформ управления проектами. В описание попали получившие наиболее высокие оценки программы. При оценке во внимание принимали потребности бизнеса различных типов, включая малые предприятия с ограниченным бюджетом и крупные предприятия с необходимостью управлять множеством проектов, людей и бюджетов одновременно.
В данной статье речь идёт только о традиционных приложениях управления проектами. Проект представляет собой набор работ с датой начала, окончания и конечным результатом.
Для попадания в статью приложение должно поддерживать диаграммы Ганта. Это разновидность временной шкалы, которая часто применяется в управлении проектами. Все описанные здесь приложения имеют и другие стандартные инструменты отслеживания, организации и планирования проектной работы.
Существует немало и других качественных приложений для совместной работы. Иногда их тоже называют «приложениями для управления проектами». Среди них есть Trello, Basecamp и Airtable. Часть приложений для совместной работы или управления работой неплохо справляются с определёнными видами задач, но они могут быть не созданы для одновременного управления десятками и даже сотнями сложных проектов и их графиков. По этой причине они в наш список не попали.
Что можно делать при помощи приложений для управления проектами?
Они дают возможность отслеживать и управлять любыми проектами. Это может быть создание нового продукта, строительство дома, разработка веб-сайта или запуск маркетинговой кампании. Использующие такие приложения команды разработчиков обычно отслеживают более одного проекта за раз. Программа позволяет определить, когда планировать работу, исходя из потребностей, сроков и доступных исполнителей.
Лучшие приложения для управления проектами позволяют увидеть проблемы до их возникновения. Отслеживая ход работы и прогресс выполнения отдельных задач, приложения могут заранее поднять тревогу, если крайний срок может быть сорван.
Лучшие приложения имеют функцию автоматического изменения расписания проекта, когда работы выбилась из графика. Они создают отчёты, чтобы дать управляющим представление о том, как нагружены работой члены команды.
Некоторые могут отслеживать бюджет проектов и регистрировать оплачиваемые часы, давая возможность отправлять клиентам счета за отработанное время.
Лучшее бесплатное ПО для управления проектами
У некоторых популярных приложений управления проектами есть бесплатные версии. Обычно они обладают ограниченными возможностями. Например, можно управлять одним или двумя проектами одновременно или пригласить ограниченное число людей для совместной работы. Лучшая функциональность в бесплатной версии обычно отсутствует. Если команда у вас небольшая и проектов мало, бесплатного варианта программы может оказаться достаточно.
Такие версии есть у приложений Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub, AceProject.
Redmine является полностью бесплатным приложением, которое нужно установить и поддерживать самостоятельно. Это не готовый коммерческий продукт, а вариант программы с открытым исходным кодом.
Лучшие приложения управления проектами для малого бизнеса
Если вам требуется отслеживать и управлять несколькими проектами, но при этом планирование работы сотрудников, сбор показателей рабочего времени для выставления счетов и сравнение прогресса выполнения десятков проектов неважны, недорогой инструмент вроде Zoho Projects (за $5 на человека в месяц для версии Premium) станет отличным выбором. Достоинством Zoho Projects является простота масштабирования, когда команда разработчиков постепенно увеличивается и требуется расширение функциональности. Zoho предлагает богатый выбор бизнес-приложений, способных подключаться к Zoho Projects для расширения доступных возможностей.
Недорогим и качественным вариантом является приложение GanttPRO. Это простой инструмент для пользователей с ограниченным опытом управления проектами или вообще без опыта.
Необязательно тратить более $15 на человека в месяц, если вы не планируете пользоваться эксклюзивными опциями дорогих приложений. В таком случае можно выбрать программу подешевле.
Лучшие приложения управления проектами для крупных организаций
У крупных предприятий потребности не такие, как у малого бизнеса. Организации с сотнями и тысячами сотрудников и сотнями проектов применяют приложения управления проектами для планирования, оценки ресурсов, отслеживания бюджета, прогнозирования доходов, анализа времени, выставления счетов и т.д.
В крупных организациях следует управлять не только отдельными людьми, но и группами людей. Все менеджеры и руководители подразделений в компании должны видеть, у каких задач высокий приоритет, а какие под угрозой срыва, чтобы можно было принимать нужные решения.
Если организация занимается сложными проектами с многочисленными участниками, рекомендуются приложения Celoxis или LiquidPlanner.
Лучшие приложения управления проектами со специальными функциями
Организации среднего размера могут иметь особые потребности, под которые нужны соответствующие приложения.
В этой категории лучшим выбором является Teamwork. Эта программа специализируется на работе с клиентами. Если вы выполняете проекты в виде оплачиваемой клиентами работы, рекомендуется использовать для управления ими Teamwork. Здесь есть выставление счетов, а также возможность создавать формы приёма новых проектов. Приложение под названием Paymo также имеет встроенные инструменты выставления счетов.
Бывают и другие области специализации ПО для управления проектами. Если нужно управление проектной и непроектной работой, посмотрите на Wrike или Celoxis. LiquidPlanner тоже неплохой выбор, но скорее подходящий для больших групп. Если команда разработчиков тратит много времени на обсуждение и повторение визуальных ресурсов, используйте ProofHub. Smartsheet годится для автоматизации управления проектами.
Выбор лучшего варианта под ваши потребности
Подбор правильного приложения управления проектами может потребовать определённого времени, но результат стоит этого. Необходимо выбрать подходящую программу, прежде чем внедрять её на всю команду. Установка приложения управления проектами обычно требуют немалых затрат. Даже если оно простое в освоении и разрешает импортировать данные, нужно время для настройки приложения на необходимые вам действия и на освоение всеми членами команды.
При выборе приложения следует учитывать, какую работу выполняет команда, сколько людей в ней и как вы собираетесь вести свой бизнес. Существует много подходящих вариантов на любой бюджет.
Благодаря надёжному приложению управления проектами людям будет проще взаимодействовать при работе над проектом. Владельцы бизнеса и менеджеры групп смогут получить полезную информацию о работе этих групп, выполнении проектов и мерах по устранению проблем и отставания от графика.
1. GanttPro
GanttPro представляет собой приложение управления проектами для небольших команд. Его легко освоить и у него множество функций. Здесь нет настраиваемых отчётов и информационных панелей.
Плюсы:
- Цена.
- Продуманная и простая в освоении программа.
- Настраиваемые поля для задач, режим отображения доски канбан, функция критического пути.
- Сохранение истории для отмены.
Может не понравиться:
- Отсутствие инструментов отчётности, настраиваемых информационных панелей, выставления счетов.
- Слабая интеграция.
2. Teamwork
За счёт богатого набора функциональных возможностей и интуитивно понятного интерфейса Teamwork считается одним из лучших сервисов управления проектами. Благодаря выставлению счетов программа подходит для групп с работой с клиентами.
Плюсы:
- Простой и понятный дизайн.
- Богатые варианты настроек.
- Выставление счетов.
- Есть бесплатный аккаунт.
Может не понравиться:
- Отсутствие инструментов разметки PDF или изображений.
3. Zoho Projects
Zoho Projects представляет собой недорогое приложение управления проектами с множеством полезных функций. Это хороший вариант для малого и растущего бизнеса.
Плюсы:
- Соотношение цены и возможностей.
- Простота настройки и ориентирования в приложении.
- Несколько способов общения в приложении.
- Глубокая конфигурация.
- Разнообразные инструменты отслеживания времени.
Может не понравиться:
- Нет готовых шаблонов.
- Необычный вид управления ресурсами.
4. Celoxis
Приложение Celoxis хорошо подходит для средних и крупных организаций, особенно для принимающих решения и владельцев бизнеса.
Плюсы:
- Обширные отчёты и прочие инструменты для принимающих решения лиц.
- Баланс цены и качества.
- Простота использования и быстрая настройка.
- Отслеживание времени, бюджетирование и управление ресурсами.
Может не понравиться:
- Отсутствие инструментов проверки.
- Нет выставления счетов.
- Отсутствие бесплатной версии.
5. LiquidPlanner
LiquidPlanner представляет собой онлайн-инструмент управления проектами, задачами, рабочими нагрузками и прочим. Он автоматически и динамически планирует работу команды даже при изменении условий.
Плюсы:
- Автоматизированное интеллектуальное планирование.
- Прогноз лучших и худших сценариев выполнения проектов и задач.
- Обширные инструменты управления и анализа различных ресурсов.
- Отслеживание времени в тарифных планах Professional и Ultimate.
Может не понравиться:
- Длительность настройки проектов и обучения работе.
- Диаграмма Ганта не интерактивная.
- Отсутствие не являющихся изображениями и вехами вложений.
6. ProofHub
Приложение управления проектами ProofHub отличается простотой с сохранением функциональности. Оно годится для совместной работы над визуальными материалами и предлагается по умеренной стоимости для небольших групп.
Плюсы:
- Простота и скорость настройки.
- Цена.
- Сочетание функциональности и простоты.
- Инструменты для обсуждения визуальных материалов.
Может не понравиться:
- Временами медленная загрузка.
- Нехватка инструментов бюджетирования.
7. Redmine
Redmine представляет собой бесплатное приложение с открытым исходным кодом для управления проектами. Оно заточено на отслеживание проблем и ошибок. В первую очередь программа пригодится группам разработчиков, способным установить и поддерживать её.
Плюсы:
- Бесплатное ПО.
- Открытый исходный код.
- Настройки.
- Оценки времени, зависимости, диаграммы Ганта, вики проекта.
Может не понравиться:
- Самостоятельная установка и обслуживание.
- Нет поддержки, кроме интернет-сообщества.
- Подходит не всем командам и проектам, больше разработчикам программного обеспечения.
8. Smartsheet
Желающие потратить время на ознакомление с возможностями Smartsheet и настроить программу под свои нужды получат незаменимый инструмент для управления проектами и другого совместного бизнеса.
Плюсы:
- Вариативность настроек и богатство функциональных возможностей.
- Поддержка автоматизации, ввод из веб-форм, проверки и утверждения.
Может не понравиться:
- Требуется ПО с дополнительной платой за отслеживание времени, составление бюджета, управление ресурсами.
- Страницы не обновляются в реальном времени и не сохраняются автоматически при каждом нажатии на клавиши.
9. TeamGantt
Интуитивно понятное для начинающих приложение TeamGantt отлично подходит для управления проектами малого бизнеса.
Плюсы:
- Понятный и простой в использовании интерфейс.
- Качественные интерактивные диаграммы Ганта.
- Обучающий контент.
- Автоматическая коррекция зависимостей.
Может не понравиться:
- Качество функциональности для обсуждений, уведомлений и загрузки файлов.
- Отсутствие инструментов составления бюджета и выставления счетов.
- Посредственные отчёты.
10. Wrike
Wrike помогает разработчикам разумно управлять проектами и текущей работой. Хотя имеется обширный набор функций и простота применения, сложно начать работу без консультации со службой поддержки.
Плюсы:
- Простота применения.
- Специальные типы учётных записей для маркетинговых/творческих команд и профессиональных сервисов.
- Можно управлять и проектами, и текущей работой.
- Интеллектуальные функции помечают проекты под угрозой срыва.
Может не понравиться:
- Трудность выбора правильного тарифного плана без помощи клиентской поддержки.
Сравнительная таблица
| GanttPro | Teamwork | Zoho Projects | Celoxis | LiquidPlanner | ProofHub | Redmine | Smartsheet | TeamGantt | Wrike | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Цена на человека в месяц | $11,9 | $12,5 | $5 (premium) | $25 | $45 | $99 (неограниченное число пользователей) | Бесплатный | $32 | $22 | $24,8 |
| Объём хранилища по указанной цене, ГБ | 5 | 100 | 100 | 2 ГБ на пользователя | 100 | 100 | Нет | 100 | Безлимит | 50 |
| Наличие бесплатной версии | Нет | Да | Да | Нет | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Объём хранилища в бесплатной версии, ГБ | Нет | 2 | 2 | Не | Нет | 25 | Нет | Нет | Безлимит | 2 |
| Количество проектов в бесплатной версии | Нет | 2 | 2 | Нет | Нет | 1 | Безлимит | Нет | 1 | Безлимит |
| Зависимости | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Диаграммы Ганта | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Встроенный таймер задач | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да |
| Оценки времени | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Инструменты разметки | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет | Да | Нет | Да | Нет | Да |
| Управление ресурсами | Да | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да | Да |
| Бюджетирование | Да | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Да |
| Выставление счетов | Нет | Да | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет | Да |
| Настраиваемые роли/разрешения | Да | Да | Да | Нет | Да | Да | Нет | Да | Да | Да |
| Гостевой/клиентский доступ | Да | Да | Да | Да | Да | Да | Нет | Да | Да | Да |
2 комментария
В списке нет Visary Project. Отечественная платформа с микросерсвиной архитектурой. Очень эффективна при работе с портфелями проектов и их гибкого управления. Помима классического ганта, канбана имеются инстуремнты для обсуждения и голосования по идеям. Также плюсами являются корпоративный чат и встроенная система видеосвязи.
Еще можно добавить weeek от отечественных разрабов