Пять простых шагов для отказа от бумаги

Отказаться от работы с бумагой нетрудно, особенно если подобрать ей на замену правильные инструменты. Если вы хотите полностью избавиться от зависимости от бумаги, имеются пять приложений и сервисов, способных помочь сделать это просто и эффективно.

Для начала нужно проанализировать, для чего именно вы продолжаете пользоваться бумагой. Возможно, вы пишите списки дел в записной книжке или у вас есть стопки документов с подписями чернилами. Нужно понять ключевые сферы, в которых бумага по-прежнему находит применение, и постараться избавиться от неё именно в этих сферах. Когда вы определите проблему, потребуется пять инструментов для её решения:

• Приложение со списком дел.
• Приложение-сканер.
• Инструмент электронной подписи.
• Облачное хранилище и сервис обмена файлами.
• Приложение для записи заметок.

Давайте подробнее рассмотрим эти инструменты и их возможности. Ниже рекомендованы конкретные приложения, с которых вы можете начать избавление от бумажной зависимости.

Приложение со списком дел

Если вы хотите отказаться от бумажных документов, нужно найти приложение для ведения списка задач. Необходимо подобрать программу по своему вкусу и потребностям и опробовать её в работе на протяжении нескольких недель.

Лучшие приложения-списки дел намного эффективнее бумажных списков. В приложении не придётся зачёркивать записи или пытаться прочитать неразборчивые каракули. Можно быстро редактировать и менять порядок расположения задач при смене приоритетов и сроков. Можно назначать задачи на выполнение другим людям, создавать напоминания о сроках выполнения задач, добавлять ссылки и номера телефонов для набора одним касанием и т.д.

Одними из лучших приложений подобного рода являются Todoist Pro и Asana. Кому-то могут понравиться другие приложения, такие как OmniFocus (для пользователей устройств Apple с применением методологии Getting Things Done), TickTick (для пользователей Pomodoro Technique) и Workflowy (для любителей крайней простоты).

Выбрав приложение для составления списков дел, начинайте создавать списки в трёх категорий: работа, личные дела и домашние. Позже их можно будет изменить, если эти категории вам не подходят.

В разделе «Работа» пишите задачи по работе на эту неделю. Не нужно забегать вперёд слишком далеко. В списке «Личные» запишите дела из своей личной жизни, вроде задачи сходить к парикмахеру или стоматологу. В разделе домашних дел можно писать списки покупок в магазине и тому подобные действия вне зависимости от сроков выполнения. Также можно создать список без сроков и вносить туда дела, которые можно выполнить без спешки.

Для начала этого хватит. Когда будете работать с приложением, вы начнёте вырабатывать собственные стратегии организации списков, создания напоминаний и присвоения задач другим людям.

В первую пару недель сделайте списки максимально короткими и простыми. Потребуется время на привыкание, как и в случае с выработкой любой другой привычки. Если дело слишком сложное, человек может захотеть бросить его. Когда привычка выработалась, можно начать создавать более изощрённые стратегии при создании списков дел.

Приложение для сканирования

Приложения для сканирования представляют собой важный инструмент превращения бумажных документов в цифровые. Когда вы производите оцифровку документов, оригинальные документы можно выбросить или уничтожить.

В качестве примера документов для оцифровки можно назвать налоговые декларации, удостоверения личности, свидетельства о рождении, смерти, браке, дипломы, чеки и квитанции, гарантии, рецепты.

Мобильные приложения для сканирования превращают камеру смартфона в сканер. При желании можно использовать отдельный сканер или сканер в составе принтера, но мобильные версии удобнее и портативнее. С ними вы сможете сканировать что угодно, где угодно и когда угодно.

Лучшие приложения для сканирования могут распознавать края сканируемого объекта и его тип. Качественные приложения умеют комбинировать несколько страниц в один файл. Может поддерживаться технология оптического распознавания символов, в результате чего можно будет копировать и вставлять отсканированный текст.

Этим требованиям удовлетворяют два следующих приложения для мобильных устройств Apple и на Android:

• ABBYY существуют с разными названиями и предлагается по разной цене.
• SwiftScan раньше было известно как Scanbot Pro. Оно бесплатное, хотя существует и платная версия с распознаванием текста и электронной подписью.

Приложения для электронной подписи

Если вы собрались обходиться без бумаги, необходимо подписывать документы без их распечатывания. Нужна возможность подписывать большинство документов цифровым способом, за редкими исключениями. Чтобы это произошло, требуется выбрать приложение для создания цифровой подписи с возможностью применять её к файлам.

Ниже приведены примеры программного обеспечения с инструментами электронной подписи:

• Adobe Reader
• Adobe Acrobat
• Preview для macOS (на изображении выше)
• DocuSign
• HelloSign
• SwiftScan

Для начала необходимо создать подпись. Это может быть самая трудная часть, поскольку подпись может выглядеть неаккуратной, когда делается при помощи мыши, пальца на сенсорном экране или стилуса. Обычно существует возможность написать свою фамилию чернилами на бумаге и затем отсканировать. Когда вы сделаете удачную подпись, можно сохранить её и пользоваться снова и снова.

Облачное хранилище и файлообменная служба

Сервис облачного хранения данных делает ваши файлы доступными с любого устройства. В них есть функциональность обмена документами, чтобы не отправлять крупные файлы по электронной почте, где могут быть ограничения на размер файлов.

Среди популярных сервисов хранения файлов можно назвать Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Apple iCloud Drive.

Многие программы синхронизации файлов позволяют сохранять локальные копии документов на своих устройствах. Это может пригодиться в экстренных случаях. Например, это могут быть страховые сертификаты, удостоверения личности, фамилии и номера телефонов.

Лучшие сервисы синхронизации файлов обладают также инструментами обмена документами. Обычно файлы для обмена помещаются в папку с синхронизацией или в приложение облачного хранилища. Нажатие правой кнопкой мыши позволяет создать ссылку на этот файл, которую вы можете отправить другим людям. Переход по ссылке приводит к скачиванию файла. В зависимости от конкретного сервиса может быть доступна опция просмотра того, когда или как часто определённый пользователь скачивал файл. Некоторые сервисы, в том числе платный вариант Dropbox, позволяют устанавливать дату прекращения доступа к файлам.

Приложения для создания заметок

Приложения для заметок могут пригодиться для хранения и сортировки различных идей, рекомендаций, записей, рецептов, новостных статей и прочего контента, который раньше вы записали бы на бумагу. С помощью программы для создания заметок можно отказаться от бумаги и записывать идеи в электронном виде.

Среди программ подобного рода можно порекомендовать Evernote, Microsoft OneNote и Joplin.

Если вы любите печатать веб-страницы для сохранения статей или инструкций, приложение создания заметок с веб-клипером даст возможность отказаться от этой привычки. Данная функциональность позволяет копировать всё содержимое страницы, избавившись при этом от рекламы и остального лишнего, в новую заметку в приложении. Так можно не только сохранять, но и структурировать различные виды данных, вроде кулинарных рецептов.

Приложения создания заметок также хорошо подходят для записи рекомендаций от людей. Например, друзья, коллеги или родственники советуют вам, в какой ресторан пойти, какой фильм или телепередачу посмотреть, какую музыку слушать и т.д. Также эти программы пригодятся для записи различной неструктурированной информации. Например, если вы пришли в магазин, а он оказался закрыт, вы сможете записать время его работы. Или можно сделать снимок на камеру и сохранить его внутри приложения.

Заключение

Напоследок ещё один совет по отказу от бумаги. Начните прямо сейчас и смотрите в будущее вместо прошлого. Не стоит волноваться относительно оцифровки имеющихся у вас бумаг. Вместо этого установите приложения, которые позволят не плодить новых бумаг, и привыкайте пользоваться ими. Со старыми документами вы сможете разобраться позже, если они действительно нужны вам в цифровом виде.