Не Zoom’ом единым: Лучшие программы для видеоконференций

Хотя во многих странах и регионах карантинные меры ослабляются, и люди возвращаются на рабочие места, многие по-прежнему работают из дома. Некоторым организациям и сотрудникам это понравилось и позволяет сократить расходы. Возможность работать из дома обеспечивает повышение качества приложений для видеоконференций. Они повысили как качество своих услуг, так и простоту применения. Видеосвязь представляет собой нечто большее, чем простое общение или маркетинговый инструмент. Она стала повсеместно распространённой, как когда-то был домашний телефон.

Распределённые решения работают на основе облачных сервисов с камерами сторонних производителей или с веб-камерами домашних компьютеров и ноутбуков. Такие решения предлагают различные поставщики оборудования, в результате чего могут возникнуть сложности с техподдержкой. Чтобы избежать этих сложностей, нужно понимать принципы работы систем видеоконференций.

Как выбрать подходящую систему видеоконференций

Видеоконференции в различных проприетарных форматах существуют уже довольно давно. Производители корпоративных программных продуктов создавали подобные системы для использования в конференц-залах. Подключение осуществлялось через локальную сеть, а затем по арендованным линиям связи, если связь была между разными зданиями. Сетевой трафик обрабатывался при помощи проприетарных протоколов и кодеков. Подобная базовая архитектура применяется и в наши дни.

Протоколы обрабатывают сетевой трафик, а кодеки обрабатывают видео и аудио, преобразуя их в цифровую форму на передающей стороне и обратно в видео и звук на принимающей. Обычно требуются проприетарные камеры и микрофоны, выделенные серверы, проприетарные приложения на стороне сервера и клиента.

Современные облачные видеосервисы работают сходным образом, за исключением использования в качестве основного сетевого протокола TCP/IP и небольшого количества стандартных кодеков для преобразования. Их оборудование обычно является открытым. Это значит, что можно пользоваться любой веб-камерой и микрофоном. В отличие от старых проприетарных систем, которым требуется компьютер или специальный экран для конференц-зала, новые системы могут работать в браузере без необходимости устанавливать дополнительные приложения. При этом проприетарные приложения по-прежнему существуют. Поддерживаются и мобильные устройства, на которые обычно нужно установить приложения, чтобы не работать в браузере.

Даже современные системы конференцсвязи не слишком хорошо взаимодействуют между собой. Это значит, что нельзя посетить видеоконференцию в Microsoft Teams при помощи клиента Cisco Webex. Всё должно происходить в рамках одной системы. Преимущество этого подхода в том, что не нужен проприетарный клиент, конференц-зал, сетевое оборудование. Не нужно совершать одну крупную покупку оборудования. Вы получаете сервис, который предлагается каждому пользователю или хосту на основе подписки. Это позволяет значительно уменьшить расходы.

Доступны также новые возможности, которые отсутствуют в старых системах. Речь идёт не просто о взаимодействии один на один. Лучшие сервисы видеоконференций позволяют показывать свой экран, получать дистанционный доступ к чужим рабочим столам, переписываться, обмениваться файлами, использовать цифровые доски, транслировать конференции большому числу зрителей, как в случае с вебинарами. Некоторые системы входят в состав корпоративных пакетов Voice-over-IP (VoIP), которые позволяют динамически превращать голосовые звонки в видеозвонки или включать общее собрание одним нажатием на кнопку без потери первоначального подключения.

Данная функциональность хорошо подходит для офисов, но также является отличным средством взаимодействия между офисом и домом, особенно в долгосрочной перспективе. Видеоконференции способны и на большее. Например, это отличный инструмент для пользовательской поддержки в прямом эфире или взаимодействия со слушателями во время вебинаров. Эти возможности ушли на задний план во время пандемии, но в будущем могут сыграть свою роль. В прошлом году рост популярности видеоконференций был вызван потребительским рынком, что показывает исследование аналитической компании Statista.

Рост популярности систем видеоконференций во время пандемии COVID-19 в 2020 году

В итоге среди сотрудников (в первую очередь в сфере ИТ) дистанционная работа стала встречаться намного чаще. Даже до пандемии (по отчёту FlexJobs) 3,9 млн сотрудников в США работали из дома как минимум половину времени. Рост по сравнению с 2005 годом составил 115%. В некоторых случаях видеоконференции обеспечивают единственный способ общения между сотрудниками и работодателями. Теперь многие компании открыли для себя преимущества дистанционной работы, поэтому данный показатель может продолжить расти.

Сокращение расходов при помощи видеоконференций

Даже без пандемии, многие малые и средние предприятия разбросаны по разным географическим точкам. Большинству компаний это позволяет экономить деньги и получать преимущества при найме персонала. Это же затрудняет общение, в том числе для работающих из дома. Не стоит забывать про клиентов и партнёров. Общение с этими людьми трудно представить без продолжительных поездок, которые обходятся недёшево. Тут на помощь приходят видеоконференции.

Даже если не принимать во внимание географию, видеоконференции позволяют экономить. Многие новые функции совместной работы позволяют автоматизировать задачи и сэкономить на их выполнении. В качестве примеров можно назвать транскрипцию и запись.

В старых проприетарных системах запись конференций велась либо при помощи отдельной камеры, либо записывался только звук при помощи микрофона. Также нужен был сервис для хранения записей. В современных сервисах запись автоматизирована. Её можно запустить одним нажатием на кнопку. Она не только автоматически будет сохранена, но и доставлена всем участникам конференции.

На транскрипцию также тратились силы и средства. Организаторам конференций требовалось отправлять запись в службу транскрипции. Многие современные системы видеоконференций поддерживают алгоритмы искусственного интеллекта в виде виртуальных ассистентов. Они не только управляют задачами вроде отслеживания посещаемости, но и умеют преобразовывать записи в форматы PDF или Microsoft Word. Затем эти файлы могут отправляться всем участникам встречи или сохраняться в облачное хранилище с общим доступом.

Ценообразование видеоконференций

Как в случае с любым другим программным обеспечением, нужно принимать во внимание цены, поскольку они могут значительно различаться между собой. Цены на предложения из этой статьи обычно указываются средние в месяц на одного пользователя. У всех рассмотренных систем видеосвязи, помимо одной, имеется бесплатный пробный период. Его продолжительность обычно составляет 30 дней. Для многих не требуется кредитная карта, поэтому можно не волноваться, что после завершения пробного периода с карты автоматически спишутся деньги.

Большинство сервисов предлагают и бесплатные тарифы. Чаще всего они предназначаются для компаний, которые помогают клиентам во время пандемии. Например, RingCentral предлагает щедрый по времени общения и объёму облачного хранилища бесплатный тарифный план. При этом функциональность здесь ограниченная по сравнению с платными тарифами. При переходе на эти платные тарифы нужно обращать внимание на сравнение цен на хост и пользователя. Хостами называются пользователи, которые могут организовывать встречи. Далеко не всем пользователям требуются возможности хоста.

Многие сервисы поддерживают масштабирование в зависимости от количества хостов и посетителей. Поэтому рекомендуется не только оценивать функциональность лучших сервисов видеоконференций, прежде чем начинать платить, но и использовать пробный период для проведения экспериментов с количеством пользователей, которым нужен статус менеджера встреч.

Необходимо понять, насколько видеоконференции подходят к культуре и рабочим процессам внутри вашей организации.

Обычно, если сервисы берут плату за хост вместо пользователя, они лучше подходят для мероприятий типа вебинаров. Сервисы с оплатой за посетителя более привлекательны для совместной работы, когда встречу может начать каждый.

Простота применения и совместная работа

Когда вы нашли предложение под ваш бюджет, нужно обратить внимание на простоту применения. Если пользовательский интерфейс слишком сложный для вас и ваших коллег, это будет вызывать задержки в работе и мешать применять более продвинутые инструменты взаимодействия. Лучшие системы обеспечивают простоту и постоянную доступность совместной работы.

Нужно обращать внимание на простоту входа в учётную запись, запуска встреч, приглашения новых участников, настроек аудио и видео. Обращайте внимание на удобство работы глазами посетителей, а также простоту доступа к элементам управления встречами. Это относится не только к совместной работе с досками, но и к обмену файлами, аннотациям и функциям виртуального ассистента.

Были протестированы отличительные черты каждого сервиса, но только вам предстоит решать, нужны они или нет. Нужны вам номера дозвона, поддержка VoIP, то и другое одновременно? Нужен вам обмен экранами или элементы дистанционного управления? Некоторые сервисы предлагают телеконференции с телефонными номерами, местными и бесплатными, а также звонки по VoIP. Другие дают лишь какую-то одну из этих возможностей. Некоторые сервисы поддерживают звонки по международным телефонным номерам.

Во всех рассматриваемых продуктах есть поддержка звонков через веб-камеры. Такая возможность появляется на платформах группового обмена сообщениями, вроде Microsoft Teams и Slack. В случае с Teams это полноценное решение для видеоконференцсвязи. Slack и конкуренты предлагают видеозвонки только один на один, поэтому такая возможность для них не упоминается.

Во всех обзорах для тестовых целей производилась организация встреч и подключение к уже запущенным встречам зарегистрированных и незарегистрированных пользователей. Нужно обращать внимание на то, насколько просто подключиться к встрече, а также нужно ли для этого скачивать приложение, что может вызвать задержку. Нужно ли ставить в известность сотрудников относительно используемого оборудования и предпочитаемого браузера? Некоторые сервисы просто требуют ввести код доступа для подключения к встрече.

Затрагиваются вопросы администрирования хоста. Лучшие сервисы дают возможность настраивать разные типы встреч, вроде лекций, когда все участники заглушены. Или это могут быть дискуссии или режим вопросов и ответов, когда выступающий может заглушать и давать участникам слово по мере необходимости. Может быть возможность включать и отключать веб-камеры, блокировать опоздавших на встречу, создавать комнату ожидания в процессе подготовки к встрече, разрешать дополнительные сессии.

В презентациях важна возможность поделиться экраном. Также важны подробные настройки, вроде совместной работы только в одном приложении (как Microsoft PowerPoint), в документе или изображении вместо полного доступа к рабочему столу. Большинство сервисов видеоконференций поддерживают текстовую переписку не только во время встреч, но и без видеозвонков.

Следует поэкспериментировать со всеми этими опциями во время пробного периода и подумать, насколько тесное сотрудничество вам требуется в процессе встречи. Это значит, что оценить сервис должен не только ИТ-персонал. Необходимо получить мнение представителей различных отделов. Так вы сможете понять, как проходят собрания ваших сотрудников и сторонних участников и что на них требуется.

Решение проблем и управление сетью

Даже в крупных централизованных сетях вроде сетей головного офиса могут быть проблемы в работе потоковых приложений, особенно видеоконференций. Сложностей тем больше, чем крупнее сеть и больше приложений расходуют сетевой трафик. Если выбранные вами решения полностью или частично работают в крупной сети, нужно подготовиться к устранению неполадок.

Базовых настроек достаточно для запуска одной сессии. При этом не помешает совместно с ИТ-персоналом протестировать работу множества сессий одновременно. Нужно посмотреть, как они конкурируют с другим трафиком. Ищите артефакты или лишнюю буферизацию, которая нарушает поток. Ещё более тяжёлой и долгосрочной проблемой может стать взаимодействие с домашними сетями.

Видеоконференции помогли работающим из дома сотрудникам, зато у служб поддержки пользователей появились дополнительные проблемы. Приложения видеоконференций теперь являются ключевыми в работе. Они применяются с домашними маршрутизаторами, веб-камерами и микрофонами, которые приобретали не предприятия и работе с которыми персонал техподдержки не обучен. Это значительно затрудняет процесс поддержки домашних пользователей на постоянной основе. Ещё не стоит забывать про интернет, который обрабатывает большую часть сетевого трафика и который персонал техподдержки также не контролирует.

К счастью, коронавирус когда-нибудь останется в прошлом. До тех пор организациям предстоит разбираться с каждым проблемным случаем отдельно. Если техподдержка может получить дистанционный доступ к маршрутизатору, решить проблемы будет проще. Если нет, может либо потребоваться отправить устройство в сервис для изменения настроек, или же получить инструкции по телефону.

Когда пандемия закончится, многие сотрудники не вернутся в офисы и продолжат работать из дома. Тогда можно будет применять более долгосрочные решения, вроде заготовленных конфигураций для ограниченного количества моделей маршрутизаторов, которые будут отправлены сотрудникам. В этом случае персонал получит дистанционный контроль над устройствами, будет знать их особенности и уметь устранять возникающие неполадки. Поддержка станет более эффективной и дешёвой.

Связанной проблемой являются виртуальные частные сети VPN. Многие организации заставляют сотрудников использовать VPN во время дистанционной работы для защиты собственных и корпоративных данных. Поскольку там применяется шифрование, VPN могут сокращать пропускную способность и скорость передачи потоковых данных падает. Кроме того, за VPN отвечают не те же компании, что за приложения видеоконференций. Это усложняет поддержку.

Необходимо проанализировать предложения разных сервисов VPN для дистанционных подключений и совместно с персоналом внедрить функции Quality of Service (QoS) в основной сети и в домашних сетях пользователей. Это защитит пропускную способность сетей для видеоконференций. Если вы используете для телефонных звонков систему VoIP с облачными АТС, ИТ-персонал уже должен иметь представление о защите трафика, поскольку требования в данном случае похожие.

Лучшее для корпоративных конференций: Cisco Webex Business

Cisco неплохо поработала над Webex Business. Улучшена простота применения и появились новые функции встреч, усилена интеграция и повышена производительность. За всё это нужно быть готовым заплатить.

Плюсы:

• Доступен бесплатный тариф.
• Интуитивный интерфейс.
• Функции обмена приложениями и работы с доской.
• Облачная запись.

Может не понравиться:

• Цена выше средней.
• Только 10 ГБ облачного дискового пространства.

Сайт Webex

Лучшее для конференций на малых и средних предприятиях: Intermedia AnyMeeting

Intermedia отлично поработала над последней версией AnyMeeting. Качество видео хорошее, элементы управления простые, цена невысокая. Есть встроенный ассистент и не хватает только сквозного шифрования.

Плюсы:

• Более 200 участников.
• Работает в браузере почти со всеми функциями.
• Одновременная трансляция оптимизированного для всех устройств видео.
• Обмен экраном из браузера.
• Инновационная доска.
• Автоматическая транскрипция.

Может не понравиться:

• Нет сквозного шифрования.
• Функции вебинара предлагаются отдельно.

Сайт Intermedia AnyMeeting

Лучшее для малых предприятий и обычных пользователей: Zoom Meetings

Zoom Meetings совмещает высочайшую производительность, доступность и довольно щедрый бесплатный тарифный план.

Плюсы:

• Щедрый бесплатный тариф.
• Конкурентоспособные платные тарифы.
• Стабильная производительность.
• Богатый выбор функциональных возможностей для хостов и участников.
• Простота применения.
• Хорошая репутация техподдержки.

Может не понравиться:

• Нет возможности добавить описание или повестку встречи в приглашениях из приложения.
• Смешанные отзывы в плане конфиденциальности и безопасности.

Сайт Zoom

Лучшее для пользователей Google Workspace: Google Meet

Google Meet представляет собой отличное приложение видеоконференций. При этом его полный потенциал можно раскрыть только при наличии подписки на Google Workspace.

Плюсы:

• Щедрый бесплатный тарифный план.
• Совместная работа над документами.
• Не требуется установка приложения.
• Записи хранятся в Google Drive.
• Интеграция с Google Workspace и другими приложениями Google.

Может не понравиться:

• Для доступа ко всем функциям нужна подписка на Google Workspace.
• Отсутствует поддержка транскрипции.
• Нет виртуального ассистента.
• Отсутствует встроенное дистанционное управление.

Сайт Google Meet

Лучшее для пользователей Microsoft 365: Microsoft Teams

Microsoft Teams обеспечивает множество функциональных возможностей, включая тесную связь с другими приложениями Microsoft. Это очень хороший мессенджер для группового общения, особенно если организация применяет продукты Microsoft.

Плюсы:

• Высокая гибкость настроек.
• Тесная интеграция с другими приложениями Microsoft Office.
• Множество вариантов интеграции.
• Входит в корпоративные аккаунты Microsoft 365.

Может не понравиться:

• Наибольшая эффективность достигается в программном окружении Microsoft.

Сайт Microsoft Teams

Лучшее для домашнего сотрудничества: Glip by RingCentral

Здесь предлагаются хорошие инструменты командного обмена сообщениями с отличными функциями видеоконференций, причём бесплатно.

Плюсы:

• Включает в себя планировщик задач, календарь и совместное комментирование файлов.
• Хорошие возможности администратора канала и команды.
• Большое дисковое пространство для записи в облако.

Может не понравиться:

• Сложно подключить больше одного аккаунта при помощи одного адреса электронной почты.
• Нет уведомлений по ключевому слову и цепочки сообщений.
• Отсутствует доска и транскрипция собрания.
• Ограниченная интеграция календаря Google и Microsoft Outlook.
• Контактами нужно управлять в RingCentral.

Лучшее для веб-собраний и небольших предприятий: LogMeIn GoToMeeting

GoToMeeting обладает новым интуитивным дизайном и приличной функциональностью, вроде умного ассистента с обработкой административных задач, включая автоматическую транскрипцию.

Плюсы:

• Богатый выбор функциональных возможностей.
• Работает на всех платформах.
• Умный ассистент.
• Безлимитная запись в облако.

Может не понравиться:

• Дизайн на ПК.
• Отсутствуют переводы на другие языки при транскрипции.
• Вебинары поддерживаются в другом продукте.
• Размытие заднего плана требует установки отдельного приложения.

Сайт LogMeIn GoToMeeting

Лучшее для недорогих видеоконференций: Zoho Meeting

Zoho Meeting представляет собой инструмент видеоконференций с возможностью делиться экраном и создавать презентации. Отсутствуют некоторые функциональные возможности, вроде умного ассистента и видеозаписи.

Плюсы:

• Цена.
• До 40 потоков видео одновременно.
• Хорошие возможности для вебинаров.

Может не понравиться:

• Отсутствие доски.
• Несовместимость с Internet Explorer.
• Нет настоящей интеграции с Microsoft Outlook.
• Вебинары предлагаются в отдельном продукте.

Сайт Zoho Meeting