Семь советов по быстрой очистке файлов

Опытные пользователи персональных компьютеров знают, что со временем файлов скапливается так много, что по памяти их уже не найдёшь. По этой причине нужно уметь систематизировать файлы и очищать ненужные.

Описанный метод годится для онлайн-хранилищ, очистки учётных записей электронной почты, локального хранилища и даже бумажных файлов вроде семейных документов (которые следует оцифровать).

Создайте папку и назовите её на основе текущего года

Сначала создайте папку под названием «2022» или с другим текущим годом. Эта папка будет находиться на верхнем уровне иерархии. Например, в Dropbox поместите эту папку в корневую папку Dropbox. В Google Диск поместите её в Мой диск, в OneDrive в Мои файлы.

Для этого метода организации хранилище OneDrive будет самым громоздким. Пользователи Google Диска обнаружат, что им требуется несколько уникальных указателей, связанных с очисткой файлов. Об этом будет сказано в конце статьи.

Создайте папку «_Inbox»

Создайте вторую папку под именем «_Inbox». Поместите её на тот же уровень, что и папку «2022», чтобы они находились рядом друг с другом. Подчёркивание нужно, чтобы папка показывалась вверху списка, когда папки отсортированы в алфавитном порядке.

Переместите активные и последние файлы в созданные вами папки

Затем следует определить ваши активные файлы, с которыми вы работаете не реже раза в месяц. Поместите их в папку _Inbox.

Найдите другие файлы, с которыми работали в нынешнем году, и поместите их в папку текущего года. Это могут быть сделанные в этом году фотографии.

Сортировка файлов в папках _Inbox и 2022 нужна, поскольку некоторые файлы не подходят ни к одной из категорий. Например, цифровые копии налоговой декларации должны быть помещены в папку 2022, но может потребоваться обратиться к ним снова до конца года. В таком случае они принадлежат папке _Inbox.

Не стоит придавать этому большого значения, достаточно принять решение один раз. Используя эту систему, число мест с файлами сокращено до всего двух.

Сделайте папки для других лет

Дальше стоит создать папки других лет, таких как 2021, 2020, 2019 и т.д.

Как далеко стоит возвращаться во времени? Это зависит от того, сколько у вас файлов и насколько они старые. Можно остановиться на нескольких годах или создать папку с именем вроде «2015 и старше». Число должно быть в начале имени папки для сортировки в алфавитном порядке.

Переместите старые файлы в соответствующие папки

Дальше можно легко отсортировать файлы по дате и переместить их в папку нужного года. Не переусердствуйте, если некоторые файлы могут находиться в нескольких папках. Поместите их в какую-то папку. Позже это можно будет изменить.

Зайдите на один уровень глубже при помощи подпапок

Можно оставить всё как есть, разделив файлы по годам. Или можно создать более глубокий слой с несколькими подпапками.

В папках лет можно создать несколько подпапок с понятными именами. Например:

• 2022 Фото
• 2022 Видео
• 2022 Рабочие файлы

Для каждой подпапки в название включен год. Если вы случайно переместите подпапку не в то место, это будет легко исправить.

Переместите файлы в соответствующую подпапку

Теперь остаётся поместить файлы в соответствующие подпапки. Можно сделать это сразу или позже, когда будет свободное время. Необязательно перемещать файлы во вложенные папки. В зависимости от количества файлов это может улучшить их организацию.

Дополнительные советы по Microsoft OneDrive

Выше сказано, что в Microsoft OneDrive при использовании такой системы организации файлов и папок есть проблемы. OneDrive по умолчанию размещает файлы в папки, в зависимости от того, какое приложение применялось для создания файла. Например, большое количество файлов может находиться в папках «Документы», «Моё хранилище» и «Изображения».

Вот что рекомендуется сделать:

• Создайте папки года в подпапках.
• Пока не создавайте папку на нынешний год.
• Не создавайте папку _Inbox.
• Переместите все неиспользуемые файлы в папку соответствующего года.
• Храните все активные файлы в родительской папке, где они находятся изначально.

Через несколько месяцев, когда наступит 2023 год и далее, можно создать папку 2022 и переместить в неё несколько файлов. Сейчас наименее запутанным методом является хранение активных файлов там, где они есть, а остальных там, где их легко найти.

Дополнительные советы для Google Диска

При работе с Google Диск все описанные выше действия подходят. Здесь может быть проблема в виде множества файлов, которыми с вами поделились другие люди.

Если вы пробовали освободить место на Google Диске, то наверняка встречали чужие файлы, которые занимают много места. Именно их обычно в первую очередь возникает желание удалить.

Как организовать оставшиеся файлы?

• Перейдите в раздел «Доступные мне».
• Просмотрите файлы и выберите один (или несколько) для удаления.
  
• Нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Удалить».
• Если вы хотите сохранить и систематизировать файл, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите команду «Добавить ярлык на Диск» или «Создать копию» и выберите папку для сохранения.

Почему эта система работает?

Во-первых, с годами ошибиться невозможно. Каждый файл был либо создан, либо активен в определённый год. Если нет, всегда можно разместить его в своем почтовом ящике. Можно даже создать подпапку в папке «Входящие» для документов определённого типа, таких как:

• Здоровье.
• Удостоверения личности.
• Документы.

Это же касается создания подпапок в папках года. Создайте подпапки для фотографий, налогов, рабочих файлов и всего остального имеющего для вас смысл.

Ещё одна причина эффективности этой системы состоит в том, что не придётся долго думать, прежде чем начать работу. Не нужно принимать много решений о том, что и куда положить или какие имена папок выбрать. Эти решения уже приняты за вас. Можно понемногу расширять систему, создавая дополнительные подпапки. Например, в папку «Фотографии 2022 года» можно поместить фотографии «Свадьба Антона 2022» и «Фотографии Николая с выпускного 2022».

Заключение

При попытке упорядочить файлы можно не спешить заниматься всем сразу. Когда создаются папки по годам для организации онлайн-хранилища, получается готовая система. Дальнейшей организацией системы можно заняться потом и делать это постепенно.